Entretiens individuels en DSI : parlez du travail réel

Votre point individuel commence par les tickets ouverts et se termine sans avoir parlé du collaborateur. Voici comment en faire un rendez-vous utile, avec des questions précises et des engagements que vous devrez tenir vous aussi.

Je garderais une règle simple : arriver en ayant lu l’avancement du travail. Demander à quelqu’un de réciter ce qui figure déjà dans l’outil de suivi consomme le temps disponible pour ce qu’il n’y écrira jamais.

Réservez un créneau que vous êtes capable de tenir

Inscrivez le rendez-vous dans l’agenda et choisissez un endroit où la conversation reste privée. Coupez les notifications. Si vous attendez une alerte critique, annoncez-le au début et prévoyez qui prendra le relais. Un entretien mené entre deux réponses sur la messagerie donne surtout envie d’abréger.

Comme point de départ, je proposerais trente minutes toutes les deux semaines. C’est un format à essayer, pas un seuil d’efficacité démontré. Rapprochez les échanges lors d’une prise de poste ou d’une difficulté. Demandez ensuite au collaborateur si le rythme lui convient.

Une panne peut imposer un report. Envoyez alors un nouveau créneau au moment où vous annulez. Évitez de laisser la personne réclamer elle-même le rendez-vous supprimé. Si vous reportez toujours celui du technicien le plus autonome, vous rendez votre disponibilité dépendante du bruit que chacun fait.

Laissez le collaborateur choisir le premier sujet

Ouvrez par une question concrète : quel sujet veux-tu absolument traiter aujourd’hui ? Attendez la réponse avant de sortir votre liste. Si rien ne vient, demandez quelle situation récente a été pénible à gérer, ou quelle décision manque pour avancer.

Le guide des entretiens individuels de GitLab propose un ordre du jour alimenté par les deux personnes, avec une place majoritaire donnée aux sujets du collaborateur. Retenez ce principe sans imposer un formulaire à remplir avant chaque échange.

Astuce : gardez une note partagée à accès restreint avec quatre entrées : sujets à aborder, faits utiles, engagements pris, suite constatée. Chacun peut y ajouter un point entre les rendez-vous. Votre espace documentaire existant suffit si ses droits d’accès sont adaptés.

Ne remplissez pas immédiatement un silence. Une personne qui attend de voir comment vous réagissez à une critique ne donnera pas son sujet difficile après une simple invitation à parler librement.

Demandez une situation précise avant de proposer une solution

Face à une réponse comme je suis débordé, demandez de raconter une journée récente. Quel travail était prévu ? Qu’est-ce qui l’a remplacé ? Qu’a-t-il fallu laisser inachevé ? Vous cherchez une situation sur laquelle agir, sans demander au salarié de justifier chaque minute.

Voici des relances à choisir selon ce qu’il vous raconte :

• Quelle demande as-tu acceptée sans savoir ce qu’elle allait remplacer ?
• Sur quelle tâche avances-tu sans être sûr de ce qu’on attend ?
• Quelle intervention réussie t’a demandé un effort que personne n’a vu ?
• Qu’est-ce que je fais qui complique ton travail ?

La trame proposée par Atlassian inclut la charge, les difficultés, le développement et le retour sur le manager. Elle donne des pistes pour sortir du seul suivi d’avancement. Inutile de parcourir tous ces thèmes à chaque fois.

Si la difficulté vient d’engagements incompatibles, prenez l’arbitrage à votre charge. Le travail sur les interruptions et le temps de projet se traite ensuite avec l’équipe. Ne renvoyez pas systématiquement le collaborateur à sa gestion personnelle du temps.

Donnez un retour sur un fait observable

Préparez un exemple avant l’entretien. Le guide des managers du support de GitLab recommande notamment de lire des tickets avant l’échange pour apporter un retour précis. Dans une DSI, une transmission à un collègue ou une préparation d’intervention peut aussi servir de point d’appui.

Prenons un exemple fictif : un ticket a été transféré sans décrire les essais déjà réalisés. Le collègue a dû les refaire. Dites ce qui manquait et la conséquence constatée. Demandez ensuite ce qui a empêché la transmission, puis convenez du contenu attendu au prochain transfert.

Évitez le verdict tu manques de rigueur. Il ne décrit aucune correction exécutable et invite à défendre sa personne. Un fait précis se discute : le temps manquait-il, le champ était-il introuvable, l’attente avait-elle été expliquée ?

Faites le même effort pour reconnaître un travail réussi. Citez l’action et son effet. Un remerciement précis donne un repère sur ce qu’il faut conserver. Ne gardez pas tous les retours difficiles pour ce rendez-vous : un problème urgent se traite quand il apparaît.

Engagez-vous sans promettre ce que vous ne décidez pas

Une demande de formation, de rémunération ou de changement de rôle mérite une réponse claire. Distinguez ce que vous pouvez décider, ce que vous devez faire valider et ce que vous refusez. Une promesse vague entretient une attente dont le salarié finira par vous demander compte.

Pour une formation, engagez-vous par exemple à examiner une tâche cible et le temps de pratique disponible. Le choix du cours viendra ensuite, comme expliqué dans l’article sur la formation technique en DSI.

Terminez avec une action attribuée et une échéance lorsque le sujet en exige une. Si vous devez obtenir une réponse de la direction, votre engagement porte sur cette demande et sur la date de votre retour. Il ne porte pas sur une acceptation encore inconnue.

Le prochain entretien doit commencer par vérifier vos engagements avant d’en ajouter au collaborateur. Si vous n’avez pas avancé, dites-le et expliquez ce que vous changez. Demander un suivi rigoureux à l’équipe suppose de rendre le vôtre visible.

Préparez vos prochains entretiens cette semaine

Commencez avec les personnes que vous encadrez directement. Pour chacune :

• Fixez un créneau privé et annoncez son objectif.
• Relisez un travail récent et vos engagements encore ouverts.
• Préparez une question sur les conditions de travail.
• Proposez au collaborateur d’ajouter son sujet prioritaire.
• Notez ensemble les actions retenues et leur responsable.
• Vérifiez la diffusion des notes avant de les partager.

Gardez les faits nécessaires au suivi, sans consigner toute la conversation. Si un point doit être transmis aux RH ou à un autre responsable, précisez ce qui sera partagé et avec qui. Ne promettez pas une confidentialité absolue que vous ne pourriez pas tenir.

Au rendez-vous suivant, demandez quelle suite concrète a été utile. Si la réponse est aucune, reprenez un engagement resté sans effet et décidez ce que vous allez enfin en faire.